Outlook auf neuen Rechner umziehen – so geht’s problemlos

geschrieben am 31.10.2016
Schlagwörter: , , , , ,

Outlook-UmzugWenn der alte Rechner seine besten Tage hinter sich hat und ein Neuer her muss, dann ist die wohl undankbarste Aufgaben der Umzug sämtlicher persönlicher Daten von Alt auf Neu. Datenmigration nennt das der ITler. Der einfache Teil der Datenmigration ist der Umzug der persönlichen Dokumente, Bilder und Videos – Dateien auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte sichern, Datenträger umstecken, Daten auf dem neuen Rechner einspielen, fertig. Der kompliziertere Teil ist der Umzug von Einstellungen, Favoriten, Datenbanken sowie E-Mails, Terminen und Kontakten. Für den Umzug von in Outlook gespeicherten Daten – E-Mails, Terminen und Kontakten – liefern wir in diesem Beitrag ‚Outlook umziehen – so geht’s problemlos‘ eine Anleitung. Die Migration von Outlook von einem alten auf einen neuen Rechner wird mit dieser fast so leicht wie der Umzug der persönlichen Dateien.

Outlook-Datendateien – der Schlüssel für den erfolgreichen Outlook Umzug

Outlook speichert Daten in sogenannten Datendateien. E-Mails, E-Mail-Anhänge, Termine, Kontakte, Aufgaben – alle diese Informationen landen in einer solchen.

In manchen Fällen ist die Migration von Outlook damit getan, dass Sie die Outlook Datendateien umziehen. In manchen Fällen aber halt auch nicht. Entscheidend dafür ist der Typ der verwendeten Datendateien in Outlook. Daher hier etwas Hintergrundinformationen über diese.

Seit seinen frühesten Versionen verwendet Outlook zwei Datendateitypen: OST-Dateien und PST-Dateien. OST steht für Offline Storage Table oder zu deutsch offline Outlook Datendatei. PST-Dateien sind persönliche Outlook Datendateien. PST ist das Akronym von Personal Storage Table.

Homie und Buddy bald auf Amazon! Wir machen den Outlook Umzug für Sie!

In PST-Dateien werden Daten dauerhaft abgespeichert. Sie enthalten die maßgebliche – und häufig auch einzige – Kopie einer E-Mail, eines Termins oder einer Aufgabe. OST-Dateien hingegen sind nicht als permanente E-Mail-Speicher gedacht. In ihnen sollen E-Mails nur für Phasen, in denen Outlook nicht mit dem Mail-Server verbunden ist, zwischengespeichert werden. Sie machen es möglich, dass man auf seine E-Mails zugreifen kann, auch wenn man keinen Internetzugang hat. Das „O“ in OST für offline ist also sehr wörtlich zu nehmen. Kurz gesagt: Der entscheidende Unterschied zwischen OST und PST-Dateien liegt also darin, dass E-Mails, die in OST-Dateien (zwischen)gespeichert werden, immer nur Kopien von E-Mails sind, die so auch noch auf einem Mail-Server liegen.

Bis vor wenigen Jahren waren Datendateien vom PST-Typ im privaten Umfeld die weitaus häufigere Variante. Seit einigen Jahren ist der OST-Typ jedoch auf dem Vormarsch. Dies hat vor allem damit zu tun, dass Microsoft beginnend mit Outlook 2013 die Idee von OST-Dateien stringenter im hauseigenen E-Mail-Client implementiert. Bis einschließlich Outlook 2010 wurden E-Mails, die per IMAP und per POP3 abgerufen wurden, in PST-Dateien gespeichert. In den neueren Outlook-Versionen, Outlook 2013 und Outlook 2016, werden nur noch per POP3 abgerufene E-Mails in einer PST-Datei abgelegt (siehe Abbildung unten). IMAP-E-Mail-Konten, ebenso wie Exchange Konten, werden in OST-Dateien zwischengespeichert. Einen leider etwas veralteten, aber dennoch lesenswerten englischen Beitrag über den Unterschied von OST- und PST-Dateien findet man im offiziellen Office Support von Microsoft.

Verwendeter Outlook-Datendatei in Abhängigkeit vom E-Mail-Protokolltyp

Mit diesem Wissen ausgestattet, wieder zurück zur Frage „wie kann ich Outlook umziehen, dass es so einfach ist wie die Migration der persönlichen Dateien?“

Outlook Kontoeinstellungen - Tab Datendateien

Der erste Schritt der Migration ist folglich immer, in den Kontoeinstellungen Ihres Outlooks nachzuschauen, welchen Datendateityp Outlook für Ihr Mail-Konto bzw. Ihre Konten verwendet. Die Kontoeinstellungen befinden sich seit Outlook 2010 im Tab DATEI. Bis einschliesslich Outlook 2007 fand man die Account Settings, wie die Kontoeinstellungen in englischen Outlook-Versionen heissen, noch im Tab TOOLS. Unverändert über die Jahre blieb das Fenster der Kontoeinstellungen selbst (siehe nebenstehende Abbildung). In dessen Tab ‚Datendateien‘ findet sich dann die gewünschte Information. Ziehen Sie die Spalte ‚Speicherort‘ nur weit genug auf. Die Dateiendung der Datendateien sagen Ihnen, womit Sie es zu tun haben. In der Abbildung sehen Sie z.B., dass die E-Mails für ionas@freenet.de in einer OST-Datendatei gespeichert werden.

Outlook umziehen bei OST-Datendateien

Der Migration von E-Mail-Konten, die in OST-Dateien abgespeichert werden, ist denkbar einfach. Im Grunde ist es in diesem Fall nämlich gar nicht nötig, Datendateien von einer Outlook-Instanz in eine andere umzuziehen. Man muss einfach nur das E-Mail-Konto auf dem neuen Rechner in Outlook einrichten und die OST-Datei legt sich dann selbst neu an. Der Grund ergibt sich aus der Natur der OST-Datei: Da die maßgeblichen Kopien der E-Mails auf dem Mailserver liegen, werden diese automatisch als lokale Kopien runtergeladen. Fertig ist der Outlook-Umzug – zumindest was die E-Mails angeht.

Für die auf dem alten Rechner in OST-Dateien abgespeicherten Termine, Kontakte und Aufgaben verhält es sich leider etwas anders. Grund: Da diese ja in aller Regel nur lokal abgespeichert werden, ist die lokale Kopie in Outlook gleichzeitig auch die maßgebliche Kopie. (Bei den meisten Nutzern von GMX, WEB.DE, Gmail, Yahoo und Outlook ist das der Fall. Besser haben es Nutzer eines ionas-Servers. Der erstellt Serverkopien von Terminen, Kontakten und Aufgaben.)

Verwaltet man mit Outlook Termine und Kontakte, dann ist deren Umzug im OST-Fall ein notwendiger, ergänzender Schritt zur vollständigen Migration von Outlook auf einen neuen Computer. Die guten Neuigkeiten: Glücklicherweise bringt Outlook für diese Aufgabe eine recht komfortable Exportfunktion mit. Diese erreicht man in allen Outlook-Versionen über den Tab DATEI. In älteren Versionen befindet sich der Export-Assistent in den Optionen unter der Rubrik ‚Erweitert‘. In neueren Outlook-Versionen kommt man direkt und ohne Umweg über die Optionen per ‚Öffnen und exportieren‘ zum Import/Export-Assistenten.

Import/Export-Assistent in Outlook

Im Assistenten wählt man zunächst die Aktion ‚In Datei exportieren‘ und bestätigt die Auswahl durch Klick auf ‚Weiter‘. Ob man in eine PST- oder eine CSV-Datei exportiert, ist unerheblich. Beides funktioniert. Viel wichtiger ist die Auswahl des richtigen Ordners im folgenden Fenster. Wenn Outlook nur eine Datendatei enthält, dann gibt es meist nur einen Aufgaben-, einen Kontakte- und einen Termine-Ordner. Spätestens bei mehreren Datendateien sollte man aber peinlich genau darauf achten, den Ordner in der richtigen Datendatei auszuwählen. Speichern sollte man die Datei nun auf einem Wechseldatenträger – USB-Stick oder externe Festplatte – schließlich sollen die Daten ja auf einen anderen Computer übertragen werden. Dies sollte man nun für alle drei Kategorien – Kontakte, Termine und Aufgaben – machen und für alle relevanten Datendateien.

Outlook umziehen erfordert auch den Umzug von Terminen und Kontakten

Der Import gestaltet sich dank des Assistenten denkbar einfach: Rufen Sie den Assistenten auf – es ist ja der gleiche wie der Exportassistent -, wählen Sie die Aktion ‚Aus anderen Programmen oder Dateien importieren‘, bestimmen Sie das Format und den Pfad der Importdateien und markieren Sie dann im ‚Datei importieren‘-Dialog den Ordner, in den die Daten importiert werden sollen (siehe Abbildung für das Beispiel des Imports in den Kalender).

Outlook umziehen bei PST-Datendateien

Der Vorteil von PST-Dateien ist deren Portabilität. Sie lassen sich ohne Einschränkungen von PC zu PC tragen. Outlook umzuziehen ist im Falle von PST-Dateien daher tatsächlich auch nicht viel mehr als die Kopie der PST vom alten auf den neuen Rechner.

Den Speicherort der PST-Datei auf dem alten Rechner kennt man ja bereits aus dem Tab ‚Datendateien‘ in den Kontoeinstellungen. Der Standardspeicherort von PST-Dateien bei aktuellen Outlook-Versionen ist %homepath%\Documents\Outlook-Dateien.

In den Ordner kommt man am schnellsten über die Schaltfläche ‚Dateispeicherort öffnen‘ im Tab ‚Datendateien‘. Kopieren lassen sich die Outlook-Datendateien aber erst, wenn man im Anschluss daran Outlook beendet hat.

Hat man die relevanten PST-Dateien erstmal auf den neuen Computer kopiert – der Standardspeicherort bietet sich dafür an, es kann aber auch jeder andere Ordner verwendet werden – müssen sie nur noch in Outlook eingebunden werden. Dazu öffnet man auf dem neuen Rechner die Kontoeinstellungen von Outlook, navigiert zum Tab ‚Datendateien‘ und klickt dort auf die Schaltfläche ‚Hinzufügen‘. Im Explorer-Fenster bewegt man sich zum Speicherort, wählt eine PST-Datei aus, bestätigt mit ‚OK‘ und schon ist die PST eingebunden. Damit taucht sie auch im Ordnerbereich von Outlook auf. Alle E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen, die man auf dem alten Rechner abgespeichert hatte, sind nun auf dem neuen Rechner verfügbar. Outlook umziehen leicht gemacht!

Sonderfall: IMAP-E-Mail-Konto aus einer Outlook-Version vor 2013 umziehen

In älteren Outlook-Versionen wurden E-Mails, die per IMAP abgerufen wurden, in PST-Dateien gespeichert, obwohl auf den Mail-Servern noch die maßgeblichen Kopien lagen. Wie oben beschrieben, hat Microsoft diese Inkonsistenz mit Office 2013 beseitigt.

Gerade bei älteren Computern kann es aber noch vorkommen, dass man IMAP-Konten findet, die mit PST-Dateien verknüpft sind. In solchen Fällen muss keine PST-Datei migriert, sondern der oben beschriebene OST-Fall angewendet werden: E-Mail Account auf dem neuen Rechner angelegt, warten bis Outlook den Ordner lokal synchronisiert hat, evtl. noch die Kalender- und Kontakte-Ordner exportieren/importieren, fertig.

Hilfe beim Outlook Daten umziehen

Der Anspruch war, mit diesem Beitrag eine Anleitung zu schreiben, mit der die Migration von Outlook von einem alten auf einen neuen Rechner ebenso einfach ist wie der Umzug einfacher persönlicher Dateien. Wir hoffen, dies ist uns gelungen! Wenn ja, dann freuen wir uns über ein Zeichen der Anerkennung auf unserem Facebook-Profil. Wenn wir die Erwartungen enttäuscht haben, dann schreiben Sie uns: feedback@ionas.com.

Haben Sie mehrere E-Mail-Konten und noch mehr Datendateien in Ihrem Outlook und benötigen Hilfe beim Umziehen Ihrer Outlook Daten, dann können wir Ihnen gerne helfen! Für genau solche Situationen stehen unsere PC Doktoren an 7 Tagen die Woche zur Verfügung! Sie erreichen uns unter +49 (0)6131 327070.

Outlook ist nicht das einzige Office Programm, das wir beherrschen! Word, Excel, PowerPoint kennen wir recht gut. Überzeugen Sie sich selbst. In unserem Blog erklären wir, wie Sie mit Word Serienbriefe schreiben oder was Sie tun müssen, wenn Ihr Excel nicht mehr rechnet.


Kommentar schreiben

Kommentar


Sehr schöne Erklärung. Hier werden auch die Zusammenhänge und der Sinn der unterschiedlichen Dateiformate gut erklärt.

Frage:

Funktioniert der Spaß den auch für vorgefertigte und angelegte Textbausteine?
Funktioniert dies auch für bereit erstellte E-Mail Signaturen?

Grüße

Die Frage ist sehr berechtigt! Hier die Antworten:

Signaturen werden grundsätzlich nicht in PST-Dateien gespeichert, sondern in separaten Signaturdateien. Diese heissen, jenachdem welches Signaturformat Sie verwenden, signatur.htm, Signatur.rtf oder Signatur.txt, wobei „Signatur“ für den Namen der Signatur steht, wie Sie ihn in Outlook vergeben haben.

Textbausteine werden in der normal.dot gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie unter diesem KB-Eintrag von Microsoft: https://support.microsoft.com/de-de/help/287070/how-to-manage-.pst-files-in-microsoft-outlook

Tatsächlich lohnt es sich also, sich vor einem Outlook Umzug zu überlegen, ob die Datendateien alleine ausreichen, um Outlook am neuen Rechner genau so zu nutzen wie an dem alten.

Super Erläuterung, herzlichen Dank !
Eine Frage bleibt mir noch: Wie kann ich den Outlook 2010 Adress-Autovervollständigungs-Cache auf den neuen PC hinüberretten – ist schon sehr mühsam, wenn er nicht mehr vorhanden ist.
Vielen Dank !

Sehr geehrte Frau Helmcke,
vielen Dank für das Dankeschön. Mich als Autor freut es sehr, wenn der Artikel hilfreich ist.
Die Antwort auf Ihre Frage musste ich selbst googeln. Das wusste ich nicht aus dem Stehgreif. Ich habe eine gute Erläuterung auf den Microsoft Seiten gefunden. Das kann ich auch nicht besser erläutern. Daher post ich hier einfach mal den Link.
Ich hoffe, ich habe Sie richtig verstanden und das ist, was Sie suchen.
Viele Grüße, ionas – Ihr Online Assistent

Hallo!
Hat alles wie beschrieben funktioniert. Allerdings ist meine Emailadresse weg.
Die Emails als solche sind vorhanden, kann aber keine neue Mail schreiben.
Gruß
Stark

Sehr geehrter Herr/Frau Stark,
vielen Dank für Ihre Anfrage.
Ich gehe davon aus, dass Sie eine PST – Datei umgezogen haben. In dem Fall müssen Sie die E-Mail-Adresse neu einrichten. Die E-Mail-Konfiguration ist nämlich nicht in den PST-Einstellungen abgespeichert.
Wenn Sie das neue Konto eingerichtet haben, dann legt Outlook auch eine neue Datendatei an. Bei dieser Einstellung können Sie es lassen. Sie haben dann aber zwei Datendateien. Die alte Datendatei mit den alten E-Mail und eine neue mit den neu eintreffenden E-Mails.
Wenn Sie diese Dualität nicht wollen, dann müssen Sie Outlook so konfigurieren, dass neue E-Mails in die alte Datendatei gelegt werden. Das machen Sie über die Kontoeinstellungen. Klicken Sie auf das E-Mail Konto drauf und ändern Sie im unteren Bereich den Speicherort für die E-Mails.
Beste Grüße,
Ralf Dyllick


« | »

Unser angebotener PC Service

Gerade in der Ära 2.0 ist es für manch einen ziemlich kompliziert, sich mit der medialen Welt auseinanderzusetzen. Eben aus diesem Grund hat es sich ionas zur Aufgabe gemacht, den Hilfesuchenden ein Ansprechpartner zu sein. Mit unserem kompetenten und fachmännischen PC Service können wir Ihnen jedes Problem lösen.

Mit dem PC Service des Unternehmens ionas setzen wir neue Maßstäbe und bieten schnelle Computerhilfe. Eine wichtige Komponente unserer Firmenphilosophie ist ein erstklassiger Dienst am Kunden. Mit Freundlichkeit und Kompetenz lösen wir Ihr PC-Problem. Es ist uns wichtig, dass Sie unserem Expertenteam Vertrauen schenken, damit wir bestmöglich mit Ihnen zusammenarbeiten können. Bei uns haben Sie immer einen erfahrenen Ansprechpartner und können so von dem besten PC Service Deutschlands profitieren.

Zudem bieten wir Ihnen regelmäßige Computerinspektionen, um möglichen Problemen und auftretenden Sicherheitslücken vorzubeugen. Mit unserem PC Service checken wir Ihr Betriebssystem und die dazugehörigen wichtigsten Programme, die oft Anwendungen finden, auf mögliche Schwachstellen und beugen potentiellen Angriffen vor. Außerdem ist das Thema Datensicherung eine wichtige Komponente in unserem PC-Service, damit wichtige Daten nicht verloren gehen.

Der PC Service von ionas ist für Jedermann gedacht. Ob Sie nun als Gesellschaft, Privatperson, Organisation oder als Freiberufler einen Online-Assistenten benötigen - ionas ist für Sie da. Wenn Sie regelmäßige Hilfestellung am Computer in Betracht ziehen und einen Experten an Ihrer Seite zu schätzen wissen, dann haben Sie mit uns genau den richtigen Ansprechpartner.

Auch eine PC Fernwartung ist kein Problem

Es ist uns sehr verständlich, dass ein Hausbesuch oft unangenehm und befremdlich ist. Wer wenig Zeit hat und schnell eine Lösung wünscht, macht keine Termine zur Wartung, sondern möchte sofortige Unterstützung erhalten. Durch Fernwartung können wir unmittelbare Hilfestellung leisten und uns dem Problem widmen, als seien wir vor Ort. Durch einen einfachen Anruf bei ionas können Sie direkt mit unseren Experten sprechen. Sie schildern Ihr Problem, unser Online Assistent schaltet sich in Ihr System per PC Fernwartung ein und kann Ihnen prompt unter die Arme greifen. Schnell, einfach und günstig können Sie von dem Wissen und der Erfahrung unserer Experten profitieren.

Die Zeiten, in denen der PC abgebaut und zu dem nächsten Computerladen um die Ecke gebracht werden musste, sind endlich vorbei. Sie haben sich eine Menge Arbeit erspart und können so kostengünstig wie nie zuvor, mit einer PC Fernwartung Ihren Computer reparieren lassen. Die PC Fernwartung unseres Online Assistenten Teams ist zudem sehr transparent, da Sie jeden Arbeitsschritt genau mitverfolgen können. So wird Vertrauen geschaffen!

Die Computerhilfe von ionas ist erstklassig

Eine professionelle Computerhilfe bei einem Fachmann ist in der Regel sehr teuer. Vor allem wenn man einen Notfall hat und schnelle Unterstützung benötigt, kann die Rechnung exorbitant werden. Mit ionas erhalten Sie schnellstmögliche Computerhilfe zu einem fairen Preis. Auch am Wochenende lassen wir Sie nicht im Stich.

Häufig bekommen wir es mit, dass Laien sich aus Kostengründen keinen erfahrenen Ansprechpartner suchen, sondern ihre Probleme selbst in die Hand nehmen wollen. In der Regel geht dies nicht gut, sodass man lieber gleich eine professionelle Computerhilfe in Anspruch genommen hätte. Genau hier wollen wir Ihnen Probleme ersparen und von Anfang an eine günstige und effektive Computerhilfe anbieten.

Sollten Sie sich aktuell Problemen ausgesetzt sehen, sollten Sie nicht zögern und sofort den Kontakt zu ionas suchen. Unsere freundlichen und professionellen Online Assistenten freuen sich auf Ihren Anruf und werden Ihnen eine schnelle und zielgerichtete Computerhilfe anbieten.

Weitere Themen: IT Support, PC Beratung