Mails gehen nicht raus? So funktioniert der Mail Versand wieder!

geschrieben am 21.06.2016
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Vor kurzem erreichte uns ein Anruf aus Norwegen. Einer unserer Kunden aus Freiburg konnte über seinen Mail-Client keine E-Mails mehr versenden. Egal was er tat, die Mails gingen nicht raus und sammelten sich statt dessen im Postausgang. In diesem Artikel stellen wir ein allgemeines Schritt-für-Schritt Vorgehen für die Ursachensuche bei Problemen mit dem Mail-Versand vor.

Wenn Mails über Outlook, Thunderbird oder ein anderes Mail-Programm nicht versendet werden können, dann kann das vielerlei Gründe haben: Serverdaten oder Zugangspasswort können falsch sein, der Netzwerkverkehr kann blockiert sein, der Mail-Client ist eventuell deaktiviert, und und und. Angesichts der Vielfalt möglicher Ursachen gilt es, diese auf der Suche nach dem Übeltäter strukturiert auszuschließen. Ist die Ursache erstmal identifiziert, dann ist die Lösung (normalerweise) recht einfach.

Unterstellt wird für diese Schritt-für-Schritt Anleitung, dass ein E-Mail-Account existiert, dieser nicht gesperrt und der Zugriff auf den Webmailer möglich ist. Ganz grundsätzlich gilt: Hat man Probleme mit dem Abruf oder dem Versand von E-Mails über sein E-Mail Programm, dann sollte der Login im Mail-Konto per Browser und der Versand einer Test-E-Mail Maßnahme #1 sein. Funktioniert der Login auch nach eventueller Passwortrücksetzung nicht, dann ist das Problem wohl weniger auf dem eigenen Computer sondern beim Mail-Anbieter zu suchen.

Schritt 1: Prüfung des Verbindungsmodus des Mail-Clients

Es gibt wohl keinen Mail-Client, der nicht einen Offline-Schalter hat. Dieser kommt häufig dann zum Einsatz, wenn man unter allen Umständen vermeiden will, dass wichtige Nachrichten beim Verfassen versehentlich verschickt werden. Jeder, der schon mal ungewollt eine E-Mail zu früh abgeschickt hat, kennt den Wert dieser Funktion – und das sind vermutlich viele!

Im ersten Schritt sollte man also prüfen, ob Mails nicht raus gehen, weil dieser Schalter aktiv ist – gewollt oder ungewollt. Thunderbird zeigt den Verbindungsstatus ganz unten links in der Ecke an. Ist der Client offline, dann sieht man dort zwei Bildschirme mit einem roten Stoppzeichen davor. Ein Klick darauf und Thunderbird geht wieder online. Mails gehen dann auch wieder raus. Gleiches gilt für Outlook: Dort findet sich ein ähnliches Icon am unteren Fensterrand. Den Offline-Modus deaktivieren kann man im Tab ‚Senden/Empfangen‘ mit der Schaltfläche ‚Offline arbeiten‘.

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Schritt 2: Leerung des Postausgangs

Manchmal ist die Diagnose „Mails gehen nicht raus“ auch auf einen „verstopften“ Postausgang zurückzuführen. Wie kann das passieren? Das kann passieren, wenn ein Mail Programm sich an einer unverschickbaren E-Mail „fest beißt“. Manchmal ist es so etwas Triviales wie eine falsch geschriebene E-Mail-Adresse oder die Verwendung eines Kommas anstelle eines Semikolons als Trennzeichen zwischen mehreren Empfängeradressen. Das Resultat ist aber das gleiche: Das Programm ist de facto außer Betrieb bis diese eine problematische E-Mail weg ist – versendet oder gelöscht.

Da das Mail-Programm offensichtlich nicht in der Lage ist, sich dieser Mail durch Verschicken zu entledigen, muss man die Mail manuell entfernen. Daher lohnt es sich bei Problemen mit dem E-Mail Versand den Postausgang einmal komplett leer zu machen. Um keine mühsam geschriebenen Nachrichten zu verlieren, sollte man die bzw. deren Inhalt vorher sicher.

Schritt 3: Prüfung der Serverdaten

Beim Versand von E-Mails über einen Mail-Client nimmt eine E-Mail mindestens zwei Zwischenstationen: den eigenen Mail-Server, der das Routing der E-Mail an den Empfänger übernimmt, und den Mail-Server des Empfängers, der die E-Mail für den Empfänger entgegen nimmt. Wenn der Mail-Client keine Verbindung zum eigenen Mail-Server aufbauen kann, dann gehen Mails nicht raus. Die Überprüfung der Server- und Zugangsdaten ist somit die nächste Maßnahme in dieser Schritt-für-Schritt Anleitung.

Konteneinstellungen eines E-Mail Kontos in Microsoft Outlook

Die Serverdaten werden grundsätzlich in den Kontoeinstellungen der Mail-Programme verwaltet. In Outlook erreicht man diese über die Registerkarte Datei und das Menü ‚Kontoeinstellungen‘ im Navigationspunkt ‚Information‘. Den Dialog in der Abbildung oben erhält man mit Doppelklick auf das fragliche Konto. Die für den Versand relevanten Server- und Zugangsdaten findet man gleich im sich öffnenden Fenster und in der Registerkarte ‚Erweitert‘ in den erweiterten Einstellungen (siehe Abbildung).

Konteneinstellungen eines E-Mail Kontos in Thunderbird

In Thunderbird sehen die Dialoge zur Bearbeitung der Kontoeinstellungen etwas anders aus, die abgefragten Daten sind aber natürlich identisch. In die Einstellungen kommt man über die drei Balken in der oberen rechten Ecke des Programmsfensters und die Auswahl von Einstellungen > Konteneinstellungen. Die für das Versenden entscheidenden Daten befinden sich am unteren Ende der Konteneinstellungen ‚Postausgangs-Server (SMTP)‘.

Für die populärsten E-Mail Anbieter in Deutschland haben wir in der Tabelle unten die Serverdaten der Postausgangsserver (die sogenannten SMTP-Server) gesammelt. Wenn die Einstellungen bei Ihnen im Client identisch sind, dann ist das nicht der Grund, dass Mails nicht raus gehen. (Hinweis: In den erweiterten Einstellungen von Outlook hat man bei der Verbindungssicherheit nur die Auswahl zwischen SSL und TLS. Dies ist in Outlook sehr unglücklich dargestellt. Tatsächlich ist SSL und TLS – vereinfacht gesprochen – das gleiche. Was hier in Outlook mit TLS gemeint ist, ist eigentlich STARTTLS.)

Anbieter Postausgangsserver Port Verbindungssicherheit Erfolgreich getestet am
WEB.DE smtp.web.de 587 STARTTLS 19. Juni 2016
GMX mail.gmx.net
smtp.gmx.de
587 oder 465 STARTTLS oder SSL/TLS 25. Oktober 2016
Posteo posteo.de 587 oder 465 STARTTLS oder SSL/TLS 19. Juni 2016
Gmail smtp.gmail.com 587 oder 465 STARTLS oder SSL/TLS 19. Juni 2016
Mailbox.org smtp.mailbox.org 465 SSL/TLS 19. Juni 2016
freenet mx.freenet.de 587 oder 465 STARTLS oder SSL/TLS 25. Oktober 2016
Outlook.com smtp-mail.outlook.com 587 STARTLS 7. Januar 2017
T-Online securesmtp.t-online.de 465 SSL 27. November 2017

Schritt 4: Prüfung der Serververbindung

Telnet Aufrufe zum Verbindungstest des Mailservers

Wenn die Serverdaten in den Konteneinstellungen korrekt sind und E-Mails trotzdem nicht versendet werden können, dann kann es sein, dass der Netzwerkverkehr gestört ist. Ob der Mail-Client bzw. der Computer mit den SMTP-Servern „sprechen“ kann, läßt sich recht einfach mit einem Telnet-Aufruf prüfen. (Dazu muss ein Telnet-Client installiert sein. Bei Windows kann man diesen über die Windows Features einfach installieren. Bei anderen Betriebssystemen ist Telnet standardmässig verfügbar.)

Eine Verbindungsanfrage an den SMTP-Server des Anbieters macht man mit dem folgenden Telnet-Befehl über die Windows-Eingabeaufforderung:

telnet #Adresse des Postausgangsservers# #Port#

Wenn der Server erreichbar ist, dann meldet er sich zurück. Je nach Anbieter und verwendeter Mail-Software sieht die Meldung etwas unterschiedlich aus. Wichtiger als der exakte Wortlaut der Rückmeldung ist die Tatsache, dass eine Rückmeldung kommt.

Mit dem Befehl

EHLO #eigener Name#

lassen sich auch noch Informationen abrufen, welche Authentifizierungsverfahren der SMTP-Server unterstützt. In den drei Abbildungen oben wird das Vorgehen anhand einer Verbindungsanfrage beim Postausgangsserver von WEB.DE gezeigt. Am wichtigsten ist die Rückmeldung im mittleren Fenster, denn dort sieht man, dass der WEB.DE-Mailserver erreichbar ist und antwortet. Verbindungsprobleme liegen in diesem Fall nicht vor.

Im Falle von Verbindungsproblemen lohnt sich die Deaktivierung von Firewall und Antivirenprogrammen und der erneute Test der Serververbindung.

Schritt 5: Anpassung Mail-Server Filter im Router

Auch der Router (d.h. die Fritz!Box oder der Speedport) können die Kommunikation zwischen Ihrem Mail-Client und dem Mail-Server des Anbieters einschränken. So nutzen manchen Router-Modelle Listen der akzeptierten Mail-Server (sogenannte Whitelists). Nur mit Mail-Servern auf der Whitelist erlaubt der Router Verkehr.

Liste sicherer Mail-Server bei einem Speedport W 724V

Steht der eigene Mail-Server nicht auf dieser Liste, dann ist vermutlich der Router der Grund dafür, dass Mails nicht versendet werden können. Die Adresse des Mail-Servers muss dann dieser Liste hinzugefügt werden. Alternativ kann man die Funktion komplett deaktivieren. Dank der graphischen Benutzeroberflächen von Speedports und Fritz!Boxen sollte dies kein Problem sein (siehe Abbildung oben für einen Speedport W 724V). Bei Schwierigkeiten sollte man am besten das Handbuch des Routers zu Rate ziehen.

„Mails gehen nicht raus!“ Jetzt sollte es eigentlich wieder gehen!

Wenn Sie dieser Anleitung Schritt-für-Schritt gefolgt sind, dann haben Sie die mit Abstand häufigsten Gründe für Probleme beim Mailversand überprüft. Wir hoffen, dass Ihr Mailversand nun wieder funktioniert!

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Sollten Ihre E-Mails auch weiterhin nicht raus gehen, dann sollten Sie einen Experten bzw. den Administrator des lokalen Netzwerks konsultieren. Evtl. wurden Konfigurationen im internen Netzwerk vorgenommen, die den Mailverkehr verhindern. So war es leider bei unserem Freiburger Kunden. Das Gateway des lokalen Netzwerks war so scharf eingestellt, dass keine Verbindung mit dem Mailserver des Kunden möglich war. Wenn der lokale Admin nicht will, dass Mails raus gehen, dann kann man da leider wenig machen.

Natürlich können Sie aber auch die Experten von ionas – Ihr Online Assistent fragen. Wir sind an 365 Tagen für Sie erreichbar – +49 (0)6131 327070. „E-Mails gehen nicht raus“ – eine unserer leichtesten Übungen.


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Kommentar


Danke für diese Tipps.Ich habe sie noch nicht ausprobiert, aber jetzt wenigstens ein bisschen mehr Ahnung was da so abläuft, wenn eine Email versendet wird.Vielleicht habe ich ja tatsächlich nur den Server nicht aktiviert. Falls ich das überhaupt muss? ?? Ich hoffe mal das ich jetzt mein Server Problem lösen kann.
Diese Seite ist hilfreich und kompetent erläutert.

Tipp: bei mir lags am Router… „Liste der erlaubten E-Mailserver“ war aktiv und zwei Server waren nicht eingetragen. Oder man deaktiviert diese Funktion.
Bin auch nur darauf gekommen als ich Schritt 4 geprüft hatte 🙂
.

Ziehe meinen vorherigen Kommentar zurück…
Deine Seite ist super… denn an Schritt 6 lag das Ganze 🙂

Super erklärt, vielen Dank! Bei mir lag es an dem „verstopftem“ Email Ausgang. Ich fürchte, von alleine wäre ich nicht so schnell drauf gekommen…

Danke nochmal und weiter so!
Lieben Gruß
Martina Bielen

Tolle Anleitung! Verständlich und klar beschrieben. Bei mir war’s auch Schritt 5; nach Router-Wechsel. Besten Dank und weiter so!

Wir nutzen Windows Life Mail unter Windows7 bzw. Windows10. Der Server ist Arcor.de. E-Mail-Versand ist sporadisch aus unerklärlichen Gründen von beiden PC´s aus nicht möglich. Arcor bzw. Vodafone behauptet, daß die Ursache am Mail-Programm liegt. Ich kann keine Ursache finden. Haben Sie Vorschläge?

Sehr geehrter Herr Stromeier,

wir haben in der Tat zwei Vorschläge. Vorschlag 1: Wechseln Sie das E-Mail-Programm; Vorschlag 2: Wechseln Sie den E-Mail Anbieter.

Was flappsig klingt, ist sehr ernst gemeint. Lassen Sie uns das darstellen.

Windows Live Mail ist ein E-Mail Programm aus der Windows 7 Zeit. Es ist nicht mehr zeitgemäss. Der Support von Microsoft ist auch schon eingestellt worden wie Sie z.B. in diesem Bericht nachlesen könnenh. Wenn sich Probleme mit dem Programm häufen, dann ist das nicht verwunderlich.

Wir wissen aus unterschiedlichen Kundengesprächen, dass Arcor in den letzten Monaten offensichtlich immer mal wieder Probleme mit seinen Mail-Server hatte. In einem jüngsten Fall haben wir eine halbe Stunde mit einer Kundin Ursachenforschung betrieben und dann festgestellt, dass es nichts festzustellen gab. Die E-Mails gingen trotzdem nicht raus. 3h später rief die Kundin erneut an und berichtete, dass sie nun wieder E-Mails verschicken könne.

Woran Ihre konkreten Probleme nun liegen – ob an Windows Live Mail oder Arcor – können wir aus der Entfernung nicht sagen. Wir schlagen vor, einen Wechsel des E-Mail Programms auf jeden Fall in Betracht zu ziehen. Das ist ja auch vergleichsweise einfach. Unsere Empfehlung: Mozilla Thunderbird oder eM Client. Wenn Sie Office haben, dann würde sich auch Outlook anbieten. Der Wechsel des E-Mail Anbieters ist mit gewissen Unannehmlichkeiten verbunden. Das ist uns klar. Andererseits können Sie diese minimieren, indem Sie nach Einrichtung einer neuen E-Mail-Adresse bei einem Alternativanbieter – hier eine Auswahl – einfach eine globale Weiterleitung Ihrer Arcor E-Mail-Adresse auf diese neue Adresse anlegen. Dann werden alle E-Mails an Ihre Arcor Adresse kopiert und an Ihre neue E-Mail-Adresse weitergeleitet. Sie brauchen dann nur ein Postfach abrufen und laufen nicht Gefahr, dass E-Mails verloren gehen.

Selbstverständlichen helfen wir Ihnen gerne bei diesen Maßnahmen, wenn Sie Hilfe brauchen. Sie erreichen uns an 7 Tagen die Woche unter 06131 327070.

Mit freundlichen Grüßen
ionas – Ihr Online Assistent

Besten Dank! Nach einer (gefühlt) 12-stündigen Suche war es letztlich die Liste der erlaubten Email-Server…

Bei uns lag es an der Liste der erlaubten Server im Telekom Speedport, hier für Outlook. Obwohl unser Server in der Liste auftauchte, funktionierte das Senden erst wieder, als wir die Liste deaktiviert hatten. Muss ein Fehler der Telekom im Speedport sein. Das letzte Update war am 15.08.2017, seitdem funktionierte das Senden nicht mehr. Nun bleibt die Liste eben „aus“. 🙂

Hallo Bernhard,

oha, seit knapp einem Monat ohne E-Mails?! Freut mich aber, dass der Fehler behoben ist.

Mein Tipp: Wenn es mal um einen neuen Router geht, dann greift zu einer Fritz!Box. Die sind viel besser als die Speedports. Und so eine Überraschung wie Du sie berichtest, habe ich bei AVM noch nicht erlebt.

Viele Grüße aus Mainz
ionas – Ihr Online Assistent

Da hat doch die Telekom einfach den pop3Ausgangsserver von der Liste im Router genommen. Von einem auf den anderen Tag gingen keine Mails mehr raus.
Hätte ich diese Seite nicht gefunden, wäre ich wohl noch ewig beschäftig, den Fehler zu finden. Einen Kommentar zur Telekom, bei der ich mehr oder weniger zwangsweise Kunde bin , erspare ich mir 🙂

web.de Ausgangsserver wollte ich schreiben. Vielleicht geht es anderen TelekomRouterKunden die als Email Programm web.de nutzen ( vielleicht ein paar Millionen) ja auch so….

Mein Problem: Ich konnte plötzlich keine Mails mehr versenden.
Nach langem Suchen im Internet bin ich auf diese Seite gestoßen. Das strukturierte Vorgehen hat geholfen, mein Problem zu lösen.
Schritt 4 hat gezeigt, dass keine Verbindung mit smtp.web.de aufgebaut werden kann.
Schritt 5 hat ergeben, dass in der Liste der sicheren E-Mail-Server des Speedports smtp.web.de nicht eingetragen war. Nach Hinzufügen funktioniert das Verschicken der Mails wieder.
Ich verschicke und empfange Mails seit Jahren über web.de. Warum das Problem plötzlich aufgetreten ist, ist mir unklar.

Hallo Robert,

auch Michael, der Kommentator vor Dir, hatte die gleiche Beobachtung gemacht: Von einem auf den anderen Tag ging der Versand über WEB.de nicht mehr. Davor ging es jahrelang gut.

Grund für das Problem ist vermutlich ein Update der Router Firmware. Ich spekuliere einfach mal laut: Die Telekom hat ein Update verteilt und mit dem wurden die E-Mail Einstellungen verändert. Bei so einer Änderung aus heiterem Himmel – und das unabhängig voneinander auf zwei unterschiedlichen Routern – kann es eigentlich nur das sein.

Viele Grüße

Vielen Dank für die genaue und illustrierte Beschreibung. Bei meinem PC hat es bei Punkt 5 (Router) geklappt.

Schritt 5 hat bei mir geholfen.
Diese Seite ist sehr hilfreich und kompetent. Auch für Computer Muffel. Danke

Vielen Dank für die Super-Anleitung.
Bei mir hatte die Telekom web.de aus der Liste der erlaubten Server beim update einfach gestrichen.

Super! Vielen Dank

Hallo!
Die Seite gefällt mir, ist leider für mein Problem nicht die richtige(?).
Ich habe Apple mail und gerade die genutzte mailadresse eingerichtet. Das war schon ein „Akt „.
Wenn ich den Verbindungsstatus aufrufe (T-Online, GMX und @me.com) sind jeweils alle imap und smtp server grün gekennzeichnet, also i.O.
Trotzdem lassen sich die mails nur über den T-Online smtp Server versenden. Versende ich eine Testmail an meinen T-Online Account, kommt sie als unzustellbar zurück. Ich habe stundenlang „gefummelt“, komme aber zu keinem befriedigendem Ergebnis.
Herzlichen Gruß

Sehr geehrter Herr Wittig-Hohendahl,

vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Hilfe und das Lob für unsere Seite. Wir stecken viel Arbeit und Mühe in die Artikel und es ist schön zu hören, dass dies ankommt.

Hinsichtlich Ihrer Anfrage ist eine Ferndiagnose ohne weitere Informationen schwierig. Insbesondere wenn Sie die im Artikel genannten Maßnahmen bereits ergriffen haben.

Einzig was mir spontan bezüglich Ihres WEB.DE Konto einfällt, ist, dass Sie den Abruf/Versand durch POP/IMAP eplizit erlauben müssen. Prüfen Sie bitte den ersten Schritt in dieser Anleitung in Ihrem WEB.DE Konto: https://www.ionas.com/wissen/web-de-outlook-2013-einrichtung-eines-e-mail-kontos-leicht-gemacht/ Ob man das bei T-Online und dem ME-Account auch machen muss, kann ich nicht aus dem Stehgreif sagen.

Für weiteres Troubleshooting würde ich Sie bitten, uns anzurufen. Sie erreichen uns unter 06131 327070 – von 9 bis 19Uhr an 7 Tagen die Woche. Unsere Beratungspreise finden Sie hier: http://www.ionas.com/preise.


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