Die auf Computern und Mobilgeräten wie Notebooks oder Smartphones gespeicherten Datenmengen nimmt kontinuierlich zu. Ob Rechnungen, Fotos, Versicherungsunterlagen oder Kontoauszüge – immer mehr wird digital abgelegt, um Papier zu sparen und die Verwaltung insgesamt komfortabler zu gestalten. Obwohl die Digitalisierung viele Vorteile bringt, entsteht aufgrund der Vielzahl an Dateien schnell Chaos auf Speichermedien. Was es braucht, ist ein durchdachtes System zur virtuellen Ablage. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Dateien sinnvoll ordnen und sicher speichern.
1. Speichern und überall zugreifen – mit NAS-Server ein Kinderspiel
Ein großer Gewinn für die Datenspeicherung zuhause ist ein sogenannter NAS-Server. Der Network Attached Storage gewährleistet, dass Sie von sämtlichen Geräten auf Ihre gespeicherten Daten zugreifen können. Jedes Gerät, das in das private Netzwerk integriert ist, hat Zugriff auf die Daten. Ob Smartphone, Computer, Notebook oder Fernseher. Das ist im Alltag eine große Erleichterung. Möchten Sie beispielsweise Videos oder Fotos, die Sie nach dem letzten Urlaub auf Ihrem Computer gesichert haben, spontan Gästen am TV-Gerät zeigen, ist das dank NAS-Server problemlos möglich.
Der einheitliche Zugriff auf alle Daten beugt Unordnung vor und spart wertvolle Zeit, die Sie ansonsten mit ständigem Suchen verbringen müssten. Dank NAS haben Sie auf jedem Gerät die gleiche Struktur vor Augen und finden sich schnell zurecht. Wie die Redaktion unter nasserver.org in einem Ratgeber über NAS-Server hinzufügt, ist auch das Einrichten einer solchen Speicherlösung kein Hexenwerk: „Der erhoffte unkomplizierte Austausch von Daten ist über die Netzwerkspeicher selbst für Laien vergleichsweise schnell erreicht, denn der administrative Aufwand für die Installation hält sich im Vergleich zu anderen Systemen in Grenzen […].“
Auch hinsichtlich der Datensicherheit punktet das System: Viele der Speichermodule sind mit zwei Festplatten ausgestattet. Beim RAID 1 System werden die Daten gespiegelt. Bei einem Defekt einer Festplatte sind die Daten auf der zweiten weiterhin sicher gespeichert. Wichtig zu wissen: Bei dieser Lösung steht nur eine Festplatte als Speicherplatz zur Verfügung. Die Angaben zur Gesamtkapazität müssen halbiert werden. Handelt es sich um RAID-Level 0, werden die Festplatten (mindestens 2) gleichzeitig beschrieben und der Nutzer kann die Gesamtkapazität voll ausschöpfen. Nachteil: Der Defekt einer Festplatte hat den kompletten Datenverlust zur Folge.
Sie arbeiten lieber mit einer privaten Cloud? Worauf es dann ankommt, haben wir hier zusammengefasst.
2. Extern speichern auf SSD
Wer viel unterwegs ist und bestimmte Daten flexibel griffbereit haben muss, ist mit einem externen Speichermedium wie einer SSD Festplatte gut beraten. Die gespeicherten Daten können nach dem Anschließen des Speichermediums an jedem beliebigen Rechner bearbeitet werden, ohne dort wiederum Speicherplatz beanspruchen zu müssen. Die auf externen Festplatten gespeicherten Daten sollten jedoch regelmäßig gesichert werden, um die Verluste bei einem Defekt einzugrenzen.
Tipp: Was bei der Datensicherung wichtig ist, erfahren Sie in unseren Wissensartikeln für Windows und Mac OS X.
3. Dateien sinnvoll benennen
Um Dateien auch nach Wochen oder gar Monaten und Jahren wiederzufinden, sind bereits beim Benennen von Dateien einige Faktoren zu beachten. Ein ausgewählter Titel hilft später bei der Suche und beim Sortieren. Unter anderem sollten Sonderzeichen vermieden werden. Dazu gehören beispielsweise Leerzeichen, Sternchen, Prozentzeichen und Ähnliches. Gleiches gilt für Umlaute. Das Problem hierbei ist nicht nur, dass Sonderzeichen und Umlaute Dateinamen unleserlich machen, sondern auch, dass das Aufrufen von Dateien beispielsweise nach dem Hochladen ins Internet häufig nicht möglich ist.
Außerdem ist es ratsam, sich auf Groß- oder Kleinschreibung festzulegen. Eine Liste mit Dateien, dessen Bezeichnung teilweise groß, teilweise klein geschrieben ist, wirkt schnell wie ein unübersichtliches Sammelsurium. Eine einheitliche Schreibweise erzeugt optische Ruhe und Übersicht. Ähnlich effektvoll wirkt es sich aus, wenn sowohl das Datum beziehungsweise entsprechende Kalenderjahr im Titel zuerst genannt wird. Das trifft auf einzelne Dateien und Ordner gleichermaßen zu. Diese Vorgehensweise bringt beim Sortieren erhebliche Vorteile. Allerdings sollte zu Beginn entschieden werden, welche Reihenfolge gewählt wird. Empfehlenswert ist – und auch bei ionas gelebt – folgende Syntax: Jahr > Monat > Tag.
4. Gruppieren statt Unterordnen
Geht es um die Speicherung von Daten zu einem identischen Thema wie zum Beispiel verschiedene Dokumente und Dateien zu einem Ausflug oder Projekt, neigen viele dazu zahlreiche Unterordner anzulegen. Dies führt jedoch dazu, dass Sie sich regelrecht durchklicken müssen, bis Sie die gewünschte Datei finden. Das kostet Zeit und Nerven. Bei Bedarf ist es deshalb besser, auf Unterordner zu verzichten und über die Dateinamen Ordnung zu schaffen. Hier können eine Zahl zu Beginn des Datei-Titels sowie der identische Suchbegriff hilfreich sein und das Zuordnen von Datei-Gruppen beschleunigen.
5. Ordner anlegen
Ohne Ordner geht beim Speichern nichts. Entscheidend ist jedoch, dass die Ordnerstruktur Sinn ergibt und nicht überhand nimmt. Nehmen Sie sich deshalb Zeit und überlegen Sie sich eine für Sie optimale Struktur. Ein beispielhafter Aufbau des digitalen Ordnungssystems könnte folgendermaßen aussehen:
- Fotos
- Videos
- Downloads
- Schriftverkehr
Im Ordner Schriftverkehr könnten dann wiederum jeweils ein Unterordner für Banken, Bewerbungen und Versicherungen die Datenstrukturierung übernehmen. Im Unterordner Banken wäre wiederum ein Unterordner pro Bank denkbar. Schließlich hat man selten Girokonto, Kreditkarte, Tagesgeldkonten und weiteres bei einem Kreditinstitut alleine.
6. E-Mails ordnen
Auch im E-Mail-Programm sollte Ordnung herrschen, um bei Bedarf schnell die passenden Informationen griffbereit zu haben. Auch hier lassen sich Ordner und Unterordner anlegen und befüllen. Man kann auch versuchen, die Struktur im E-Mail Programm mit der des Ordnersystems auf dem Computer in Übereinstummung zu bringen. Weichen die Ordnungssysteme stark voneinander ab, kann das den Workflow behindern.
Tipp: Prüfen Sie kritisch, welche E-Mails und Dateien tatsächlich gespeichert werden müssen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind selbstverständlich einzuhalten. Aber alles, was nicht zwingend erforderlich ist, löschen Sie besser. So beugen Sie einer Masse an unnötigen Dokumenten vor und fördern indirekt Ihr persönliches Ordnungssystem. Überprüfen Sie auch gespeicherte Objekte auf Ihrem Computer regelmäßig auf Aktualität und werfen Sie alles, was Sie nicht mehr benötigen in den digitalen Papierkorb. Was man nicht mehr braucht und weg tut, muss man auch nicht mehr ordnen.
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