Neue Anwendungsfälle mit neuen Web-Tabellenkalkulationsprogrammen

geschrieben am 18.08.2020

Eine neue Generation von Web-Tabellenanwendungen macht sich gerade drauf und dran, den etablierten Tabellenkalkulationen kräftig einzuheizen. Die neuen Lösungen bieten die von Google Sheets & Co. bekannten Collaboration-Funktionen, haben darüber hinaus aber noch eine ganze Reihe zusätzlicher Funktionen in peto, die bestehende Anwendungsfälle vereinfachen und ganz neue ermöglichen. Die neuen Tabellen-Tools speichern mehr als nur Text, Zahlen und Formeln, sie bieten erweiterte Optionen für die Visualisierung von Daten und gute Erweiterungs- und Integrationsmöglichkeiten. Was die aktuell dominierenden Lösungen können und was die neuen Tools so besonders macht, schauen wir uns in diesem Beitrag an.

Das Excel und Google Sheets Duopol

Heute dominieren die zwei US-Giganten Microsoft und Google den Markt für Tabellenkalkulationen. Tatsächlich ist es gar nicht so lange her, als das Programm Excel quasi synonym für Tabellenanwendungen war. Aus dem Unternehmenseinsatz war es nicht weg zu denken und so konnten sich andere Anbieter nur in Nischen bzw. im Privatkundensegment positionieren.

Dinge änderten sich mit dem Eintritt von Google in den Markt für Office Anwendungen in 2006. Zwar war Google Sheets zunächst nicht ansatzweise so leistungsfähig wie Microsoft Excel, seine Collaboration-Funktionen waren aber wegweisend und sorgten für eine rasch wachsende Anhängerschaft. Wie lief die Zusammenarbeit vor Google Sheets? Eine Excel Datei wurde auf einem Laufwerk im Netzwerk abgelegt und dann arbeitete man sequenziell dran. Bei verteilten Teams schickte man das Excel Sheet hin und her, um den jeweils aktuellen Datenstand auszutauschen. Google Sheets vereinfachte dies fundamental: Die Echtzeit-Zusammenarbeit an einer Tabelle über den Browser, ortsunabhängig mit zentraler Datenspeicherung und Versionierung in der Cloud, machte den fehleranfälligen Dateiaustausch hinfällig.

Dem neuen Wettbewerber setzte Microsoft dann mit Excel Online eine ähnliche Lösung entgegen. Excel Online, das nach einigen Umbenennungen mittlerweile nur noch Excel heißt, ist Bestandteil der Office 365 Pakete.

Stand 2020 sind die Anwendungen funktional über weite Strecken gleichwertig. Beide Lösungen bieten leistungsfähige Funktionen für die Datenerfassung und Datenauswertung; die Differenzen liegen vielmehr im Detail. Auch beim erweiterten Funktionsumfang sind die Lösungen mehr als nur vergleichbar. Durch die Integration in die Suiten ihrer Hersteller – Microsoft 365 bei Microsoft und die G Suite bei Google – bieten die Lösungen weitgehend identische Collaborationsmöglichkeiten: Dateien werden in den Cloud-Speichern der Hersteller abgelegt und von dort lassen sie sich mit anderen Personen teilen und gemeinsam bearbeiten.

Die Frage nach der besseren Lösung ist ein wenig wie die Frage, ob die besseren Autos aus München oder Stuttgart kommen. Fakt ist: Beide Lösungen haben zurecht Ihre Fans und mit beiden Lösungen lässt sich gut arbeiten. Wer auch schon auf dem Desktop Excel verwendete, der wird sich optisch und funktional sofort bei Excels Online Variante zu Hause fühlen. Die Excel Alternative Google Sheets wirkt etwas leichtgewichtiger und punktet mit seiner unmittelbaren Verfügbarkeit – wer ein Google Konto hat, kann Google Sheets verwenden.

Einschränkungen der bestehenden Lösungen

Frust am ComputerDie Platzhirsche Google Sheets und Excel (Online) sind aus dem beruflichen Arbeitsalltag wohl kaum wegzudenken. Wer arbeitet nicht mit Tabellen, um Zahlen und Daten strukturiert zu erfassen, große Datensätze in Sekundenbruchteilen auszuwerten und in schicke Diagramme zu gießen?

So populär beide Lösungen sind, sie haben beide die gleichen Einschränkungen: Haben Sie schon mal versucht, in einem Excel Sheet eine Datei abzuspeichern? Das wird nicht funktionieren! Als Plan B können Sie höchstens einen Datei-Link oder eine Pfadbeschreibung in der Tabelle ablegen. Komfortabel und praktisch ist das nicht. Oder haben Sie schon mal versucht, eine Tabellenzelle so zu präparieren, dass Sie aus einer Liste vordefinierter Werte mehrere auswählen können? Mit fortgeschrittenen Excel Kenntnissen werden Sie es mittels Datenvalidierung schaffen, dass Sie einen Wert aus einer vordefinierten Werteliste auswählen können. Aber ein Mehrfachauswahlfeld werden Sie nicht umgesetzt bekommen. Gleiches gilt für Speicherung von Geopositionsdaten, Barcodes, Prioritäten sowie Informationen über den Ersteller bzw. letzten Bearbeiter, nur um ein paar Beispiele zu nennen. Diese werden Sie nicht auf einfache, direkte Art und Weise in eine Excel oder eine Google Sheets Tabelle bekommen.

Eine weitere Einschränkung der bestehenden Tabellenkalkulationen ist deren Fokus auf die Auswertung von Zahlen (und in geringerem Umfang auf Text und Daten). Mit wenigen Klicks können Sie in Excel eine schöne Zeitreihendarstellung auf den Bildschirm zaubern; in Google Sheets können Sie auch ohne Umwege über eine Pivot Tabelle aggregierte Auswertungen visualisieren. Die Möglichkeiten der visuellen Darstellung sind vielfältig, beschränken sich aber auf die quantitative Auswertung. Wenn Sie versuchen, in einer Tabelle erfasste Termindaten graphisch anzeigen zu lassen, dann werden Sie vor einer unüberwindbaren Hürde stehen. Auch eingeschränkt ist die Darstellung von Adress- oder Positionsdaten auf einer Karte. Bei Google Sheets ist dies dank Integration mit Google Maps möglich. Excel bietet diese Funktion nicht an.

Google Sheets und Microsoft Excel sind moderne Repräsentanten eines alten Paradigmas: Sie verstehen sich als Werkzeuge zur Erfassung und Auswertung von Zahlen. In der Realität werden Tabellen aber für viel mehr verwendet als zur Erstellung von quantitativen Analysen und Finanzprojektionen. In vielen Fällen sind sie einfach Tools zur Organisation von mehr oder weniger stark strukturierten Informationen: Adress- und Mitgliederlisten werde in Excel Sheets gepflegt, Projekte und deren Aufgaben werden in Tabellen geplant und umgesetzt, Bestände werden verwaltet und Archive gepflegt. Welche Daten haben Sie zuletzt in Excel erfasst und organisiert, die nicht in die Kategorie Zahlen fallen? Für diese Aufgaben sind die aktuellen Web-Tabellentools nicht ideal geeignet.

Neue Lösungen – neue Möglichkeiten

Die neue Generation von Online-Tabellenanwendungen hat ein neues Selbstverständnis: Sie sind nicht Rechenknechte, sondern Tools zur Erfassung, Organisationen und Auswertung von Daten aller Farben und Formen – Zahlen, Texte, und Daten/Uhrzeiten sowie vieler weiterer Datentypen.

Eine solches Excel der nächsten Generation ist SeaTable. SeaTable ist keine Tabellenkalkulation im traditionellen Sinn. SeaTable ist ein Online Tool, mit dem sich Zahlen und Fakten genauso auswerten lassen wie sie mit ihm ein Projekt organisieren oder ein Immobilienportfolio managen können. SeaTable ist eine Tabellenanwendung, mit der Sie alle Ihre Informationen organisieren können – so wie sie es wollen.

Screenshot SeaTable

Drei Dingen sind es, die SeaTable gegenüber dem Web-Excel und Google Sheets auszeichnen: Mit SeaTable haben Sie alle Daten an einem Ort. Bilder, Dateien, Daten, Auswahlfelder, Checkboxen, Namen, Verweise auf andere Mitarbeiter und ausführliche, formatierte Beschreibungen – alle diese Informationen haben Sie in einer Tabelle und damit nur einen Klick entfernt. Der zweite Punkt, der SeaTable auszeichnet, sind die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten, die der Diversität der gespeicherten Informationen Rechnung tragen. Natürlich gibt es Diagramme zur Darstellung von Verteilungen und Zeitreihen. Darüber hinaus können Sie aber auch Termine in einem Kalender, Projektaufgaben in einem Gantt-Chart und Adressdaten auf einer Karte anzeigen lassen. Bilder können Sie in einer Galerieansicht bequem verwalten. Nicht für jedermann von Bedeutung, aber für einige entscheidend, ist der dritte Aspekt: die Selbsthosting-Option, d.h. die Möglichkeit, SeaTable als moderne, kollaborative Tabellenanwendung auf dem eigenen Server zu betreiben. Damit bietet sich SeaTable auch für Unternehmen und Organisationen an, bei denen die Hoheit über die eigenen Daten von größter Bedeutung sind. Bei Google Sheets und Excel Online ist man immer Dienstleistungskunde von Microsoft bzw. Google.

SeaTable ist nicht der einzige Herausforderer der beiden Silicon Valley Giganten. Airtable, Asana und Monday sind ähnliche Lösungen wie SeaTable. Funktional ist gerade SeaTable und Airtable vergleichbar. Darüber hinaus gibt es viele weitere Anwendungen, teilweise mit etwas abweichender Funktionalität oder einem spezifischen Anwendungsfokus. SeaTable sticht aus der Maße durch die Option zum Selbsthosting hervor. Keine andere unter den bekannten Alternativlösungen kann mit dem gleichen Leistungsversprechen aufwarten.



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