Einführung von SAP in Unternehmen – darauf muss man achten

geschrieben am 27.03.2020

Die Integration einer neuen Software wie SAP stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Mit einer transparenten Planung und konkreten Tipps bei der Umsetzung ist die System-Einführung gut zu bewältigen.

Sobald die Entscheidung getroffen ist, SAP ins Unternehmen einzuführen, gilt es, etwaige Unsicherheit bei den Mitarbeitern auszuklammern. Professionelle SAP Kurse für Mitarbeiter liefern ein kompaktes Handwerkszeug, um die Gewöhnungsphase mit dem Umgang von SAP optimal zu unterstützen.

Effiziente Planung ist das A und O

Je vorausschauender die Einführung von SAP ins Unternehmen geplant ist, desto einfacher wird dieser Prozess stattfinden. Man sollte sich zuerst genau überlegen, aus welchen Gründen SAP ins Unternehmen implementiert werden soll. Schließlich geht es um eine Vereinfachung der Arbeitsprozesse bei Kundenprojekten als auch bei der täglichen Arbeit einzelner Mitarbeiter.

Zielführend ist sich vor Augen zu halten, welche Prozesse im Detail vereinfacht oder auch zusammengeführt werden sollen. Das Budget für den SAP-Standard sowie etwaige Ressourcen müssen bereitstehen. Nicht zu vergessen sind neben den finanziellen Aspekten auch die Mitarbeiter. Manche Angestellte befürchten eventuell den Verlust ihres Arbeitsplatzes durch das neue System.

Ratsam wäre, bereits vor der Einführung die späteren Aufgaben zu verteilen und den betroffenen Mitarbeitern rechtzeitig zu kommunizieren. Schließlich brauchen die Mitarbeiter dann eine konkrete Schulung, die ebenfalls einen finanziellen Ausgabeposten im Budget darstellt.

Vorteile von SAP

Durch die Optimierung der Geschäftsprozesse und die Reduktion der damit verbundenen redundanten Dateneingaben gewinnen Unternehmen durch die Einführung von SAP. Ein Programm – mehrere Abteilungen können damit arbeiten und ein gemeinschaftliches Ziel erreichen. So vereinfacht könnte man SAP beschreiben, aber natürlich ist es wesentlich komplexer.

Die verschiedenen Abteilungen von einem Unternehmen, von der Buchhaltung und dem Vertrieb bis hin zum Einkauf, der Lagerhaltung oder der Produktion, gewinnen einen fairen Zugriff auf betriebsinterne Daten und Informationen. Dadurch werden die einzelnen Arbeitsschritte vereinfacht und optimiert.

Je enger die Abteilungen und Führungskräfte miteinander kooperieren, desto störungsfreier verlaufen die Geschäftsprozesse. Einfaches Beispiel: Ohne einer bereits im System befindlichen Rechnung kann die Buchhaltung einen ihrer Zulieferer nicht ordnungsgemäß die Lieferung von Rohstoffen oder Waren bezahlen.

Einfachere SAP-Prozesse planen

Es ist hilfreich, die Kernfunktionen als erstes zu berücksichtigen. Ein zu komplexes SAP-System ist mitunter zum Scheitern verurteilt. Die Planung sollte auch realistisch erfolgen. Niemand ist in der Lage, eine solch umfangreiche und nachhaltige Systemeinführung binnen weniger Tage zu vollziehen.
Für den gesamten Prozess sollte man erfahrungsgemäß mehrere Monate einplanen, ebenso Pufferzeiten für unerwartete Probleme oder Mitarbeiterausfälle. Das Projektmanagement gewinnt in einer solchen Systemumstellung große Bedeutung. Letztendlich bewährt sich eine gute Planung jedoch, sodass man jegliche Zeit dafür als Investition betrachten sollte.

Dokumentationen und andere Hilfsmittel bei der SAP-Einführung

Flussdiagramme erleichtern die verständliche Darstellung von Geschäftsprozessen. Das mag aufwändig klingen, erleichtert aber im Endeffekt wie fortlaufende Listen der anfallenden Geschäftsprozesse die Umsetzung in SAP-Abläufe. Für spätere Fragen oder Probleme ist eine fortlaufende Dokumentation aller Handlungen und Maßnahmen ratsam.

So kann man Lösungsprozesse gewinnen. Durch die Zuweisung von Transaktionscodes an bestimmte Komponenten kann man zudem die Prozesse mit den beteiligten Abteilungen und Prozessverantwortlichen verknüpfen.

SAP Kurse für Mitarbeiter

OCM-Planung berücksichtigen

Das sogenannte Organizational-Change-Management, kurz OCM genannt, berücksichtigt und dokumentiert die Veränderung der Workflows als auch die Veränderungen, die konkret die Mitarbeiter des Unternehmens zu erwarten haben. Führungskräfte aller Abteilungen sind hier gemeinsam gefordert, möglichst transparent und kommunikativ vorzugehen.

Unter Umständen macht es Sinn, auch Lieferanten oder externe Partner, soweit sie von der SAP-Einführung betroffen sind, rechtzeitig zu informieren.

Testphase SAP-System

Nach der Einführung von SAP reicht es nicht, das Programm einmal laufen zu lassen. Umfangreiche Testphasen ermöglichen die frühe Erkennung von möglichen Fehlern. So kann man die Prozesse, falls notwendig, korrigieren. Die Testphase schenkt den Mitarbeitern bereits einen wertvollen Einblick auf die Vorteile von SAP. Die Arbeitsprozesse werden beschleunigt und erleichtert, was sich bereits in der Testphase durchaus abzeichnet.

Während der Tests bieten die ständigen Dokumentationen eine wertvolle Unterstützung, falls Fehler und Probleme auftreten. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in die nächste Testrunde mit ein. Neben den Workshops für die Mitarbeiter können betriebsinterne Schulungen und Sitzungen helfen, Verständnisfragen zu klären.

Schließlich profitiert jede Abteilung von der Einführung von SAP, sodass jeder einzelne Mitarbeiter bzw. dessen Führungskraft oder Abteilungsleiter ein verständliches Interesse daran hat, die Arbeitsprozesse bestmöglich umzusetzen.

Die Tests während der Implementierung von SAP versammeln zudem alle beteiligten Mitarbeiter. So wird der Wert dieser Integration besser verständlich gemacht und gewinnt an Bedeutung für das gesamte Unternehmen und der Beschäftigten.

SAP-Experten: Vom Wissen anderer profitieren

Mit einem erfahrenen SAP-Dienstleister ist die Einführung von SAP deutlich einfacher. Experten, die tagtäglich mit SAP arbeiten, liefern Erfahrungswerte rund um die tatsächliche Zeiterfordernis einer erfolgreichen System-Einführung sowie um die benötigten Ressourcen in Form von Liquidität und Mitarbeitern.

Schließlich sollte ein störungsfreier Transfer sensibler Daten gewährleistet gehen, ohne dass es einen Verlust der kostbaren Daten gibt. Jede Verzögerung im Projekt bedeutet den Verlust von finanziellem Kapitel als auch der Ressourcen der Verantwortlichen.

Mögliche Fehlerquellen bei SAP-Implementierungen

Schnittstellenprobleme und ein mangelhafte Korrekturen von Abläufen werden rasch zu einem finanziellen und vor allem zeitlichen Debakel. Durch die fehlerhaften Abläufe bilden sich zum Beispiel auch Bestände im System falsch, was zu Ausfällen in der Fakturierung oder der Logistik führen kann. Im Ernstfall sollten die Verantwortlichen dann Fehler nicht ausschließen und eine kurze Unterbrechung wagen als die Implementierung unvollständig weiterlaufen zu lassen.

Mitunter können während der Projektlaufzeit Änderungen auftreten. Das ist nachvollziehbar und kann entsprechend kommuniziert werden. Schließlich gilt es, mögliche Risiken im Vorfeld anzusprechen und sich über die Entwicklung von Gegenmaßnahmen Gedanken zu machen. Ziel ist es, das Projekt SAP-Einführung erfolgreich abzuschließen. Notfalls sind Anpassungen im Zeitmanagement oder im Budget erforderlich, die jedoch ebenfalls die positive SAP-Implementierung als Meilenstein haben sollten.

In solchen Krisenzeiten bewähren sich lückenlos geführte Dokumentationen und Flussdiagramme, um die eigentlichen Teilschritte sichtbar zu machen. Außerdem macht es Sinn, das Projekt in Teilschritten abzunehmen, um bei den regelmäßigen Checks bereits frühzeitig etwaige Abweichungen feststellen zu können.

So gerät das Projekt rund um eine funktionierende Einführung von SAP nicht gefährdet, da jeder über die einzelnen Abläufe kontinuierlich informiert ist. Ein vertrauenswürdiger Implementierungspartner ist der wichtigste Ansprechpartner, da er außerdem einfacher zu steuern ist als ein halbes Dutzend von verantwortlichen Personen des Projekts.

Bildnachweise: Pixabay



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