Mit dem Sammelbegriff “Personaleinsatzplanung” bezeichnet man alle Aktivitäten, um die Angestellten auf die richtigen Stellen innerhalb des Unternehmens aufzuteilen, und ihre Arbeitszeiten derart einzuteilen, dass es nicht zu einer Überschneidung kommt. Im Prinzip handelt es sich beim Arbeitsplan erstellen um die moderne Version von Schichtplanung.
Ein übliches Instrument, um den Einsatz von Personal einzuteilen, ist der Dienst- bzw. der Schichtplan, in dem alle Angestellten mit den Arbeitszeiten festgehalten werden. Einstmals hingen diese Planungen an den Wänden des Büros oder bestanden als aufwendiges Spreadsheet bzw. Excel-Tabelle. Inzwischen gibt es dynamische Werkzeuge, um digitale Dienstpläne zu entwerfen. Du kannst damit einfach deinen Dienstplan erstellen. Diese Dienstplan Software ist üblicherweise mit hilfreichen Zusatzfeatures ausgestattet.
Weshalb wird ein Dienstplan erstellt?
Die Verwendung eines Tools zur Planung und Einteilung des Personals bringt einige Vorzüge, in erster Linie die folgenden:
- Optimale Organisation: Mit der Hilfe dynamischer Dienstpläne wird die Übersichtlichkeit erhöht und der organisatorische Aufwand wird verringert.
- Erkennen von Engpässen: Durch die korrekte Planung und die Bewertung der Soll- und Ist-Stunden der Mitarbeiter erkennt man bald, wo es in der Firma personalbedingten Nachholbedarf gibt.
- Korrekte und klare Vergütung:
Durch den Rückblick auf die früheren Dienstpläne hat m einen guten Überblick, welche Mitarbeiter wann tätig waren und wie lange sie anwesend waren
Die Gestaltung eines Dienstplanes – so funktioniert es
Die Aufstellung von Dienstplänen muss nicht aufwändig sein. Mit der Hilfe von professionellen Tools ist es leicht, rasch einen ansprechenden Schichtplan zu erstellen und mit den Mitarbeitern zu teilen.
Die Grundlage der Dienstpläne ist zunächst die Planung, wie viele der Angestellten in wie vielen Schichten untergebracht werden sollen. Oder wie viele der Plätze im jeweiligen Zeitraum wie lange von Mitarbeitern besetzt sein sollen. Dazu kommen die individuellen Arbeitszeiten und die Wünsche der Belegschaft:
Damit man in diesem Umfeld nicht den Überblick verliert, hat die Datenbank der Mitarbeiter der Dienstplan Software stets die wichtigen Zahlen parat:
- Wie viel Zeit war ein Mitarbeiter schon tätig? Wie viele muss bzw. kann er noch tätig sein?
- Welche Tage sind für einen der Angestellten nicht möglich? Für welche Zeiträume hat er sich in einem Wunschdienstplan eingetragen?
- Über welche Qualifikationen verfügt der betreffende Angestellte? Ist es möglich diesen an einem anderen Platz bzw. für eine andere Tätigkeit einzusetzen als gewöhnlich?
Die Grundregeln in Bezug auf Arbeitszeiten und Pausen
- Acht bis zehn Stunden pro Tag; 40 Stunden pro Woche für Vollzeitbeschäftigte.
- Eine Unterbrechung von mindestens einer halben Stunde bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit; eine dreiviertel Stunde bei über neun Stunden; eine Unterbrechung ist mindestens eine Viertelstunde lang.
- Zwischen zwei Schichten müssen dem Mitarbeiter mindestens elf Stunden Unterbrechung eingeräumt werden; anders beim Teildienst, wenn eine Schicht auf zwei Blöcke aufgeteilt wird.