{"id":3059,"date":"2016-07-20T07:30:14","date_gmt":"2016-07-20T06:30:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ionas.com\/wissen\/?p=3059"},"modified":"2016-07-22T09:20:31","modified_gmt":"2016-07-22T08:20:31","slug":"serienbriefe-in-word-erstellen-wie-ein-profi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ionas.com\/wissen\/serienbriefe-in-word-erstellen-wie-ein-profi\/","title":{"rendered":"Serienbriefe in Word erstellen wie ein Profi"},"content":{"rendered":"

Die Serienbrieffunktion<\/em> von Word ist nicht nur im gesch\u00e4ftlichen Umfeld interessant. Immer wenn man ein in der Grundstruktur identisches Schreiben f\u00fcr einen gr\u00f6\u00dferen Empf\u00e4ngerkreis individualisieren m\u00f6chte, dann lohnt sich die Besch\u00e4ftigung mit dieser Funktion. Ein Schreiben an die Mitglieder seines lokalen Vereins, eine Einladung f\u00fcr das Schulfest und eine Tagesordnung f\u00fcr die Eigent\u00fcmerversammlung sind drei Anwendungsf\u00e4lle f\u00fcr den gewinnbringenden Einsatz von Serienbriefen. Wir erkl\u00e4ren in diesem Artikel, wie Sie in Word schnell und bequem Serienbriefe erstellen. Die Abbildungen sind mit Word 2013 gemacht, die Funktionalit\u00e4t existiert aber ebenso in fr\u00fcheren Versionen ebenso wie in Word 2016.<\/p>\n

<\/p>\n

Serienbriefe in Word erstellen<\/h2>\n

Ein Seriendokument ist ein Dokument, das durch die automatisierte Verkn\u00fcpfung eines Hauptdokuments mit einer Datenquelle entsteht. Das Hauptdokument enth\u00e4lt die zentralen Informationen des Seriendokuments und die Datenquelle die das Hauptdokument individualsierende Informationen. <\/p>\n

\"Seriendokument<\/p>\n

Der wohl h\u00e4ufigste Anwendungsfall von Seriendokumenten sind Serienbriefe. Serienbriefe verkn\u00fcpfen Standardbriefe mit Adresslisten. Konkret besteht beim Serienbrief die Verkn\u00fcpfung der beiden Elemente darin, dass die Serienbrieffunktion die Empf\u00e4ngeradresse, die korrekte Anrede und eventuell weitere individuelle Informationen (z.B. Mitgliedsnummer) in den Brief einf\u00fcgt. Die Nutzung von Serienbriefen kann also recht viel Arbeit abnehmen und \u00dcbertragungsfehler vermeiden. Nicht zu untersch\u00e4tzen ist auch der kommunikative Effekt von gut gemachten Serienbriefen. Individualisierte Schreiben wirken pers\u00f6nlicher als mit einem unpers\u00f6nlichen \u201eSehr geehrte Damen und Herren,\u201c \u00fcberschriebenen Schreiben.<\/p>\n

Word bietet mit dem Seriendruck-Assistenten eine bequeme M\u00f6glichkeit, um Serienbriefe bzw. Seriendokumente zu erstellen. Der Assistent hilft bei der Erfassung der Seriendruckfelder im Hauptdokument und unterst\u00fctzt bei der Verkn\u00fcpfung mit der Datenquelle. Die Seriendruckfelder sind dabei die Platzhalter, die bei der Erstellung des Seriendokuments durch die individuellen Informationen aus der separaten Datenquelle ersetzt werden. <\/p>\n

Seit der Office Version 1995 gibt es die Seriendruck-Funktion in Word und die Nutzung des Assistenten hat sich mit den letzten Office Versionen nur wenig ver\u00e4ndert. D.h. auch wenn die nachfolgende Anleitung Screenshots aus Office 2013 verwendet, dann sollten sie eine sinnvolle Hilfestellung beim Erstellen von Serienbriefen in Word 2007, Word 2010 und auch Word 2016 sein. Nat\u00fcrlich lassen sich Seriendokumente auch ohne den Seriendruckassistenten erstellen, mit der Ausnahme von Poweruser ist dies aber wohl eine unpraktische Alternative.<\/p>\n

Grundvoraussetzung f\u00fcr die erfolgreiche Erstellung eines Seriendokuments ist ein erstelltes Hauptdokument und eine konsistent Datenquelle. Die Konsistenzerfordernis bezieht sich dabei auf die Einheitlichkeit der Datenstruktur. In einer Datentabelle m\u00fcssen also gleichartige Daten in einer Tabellenspalte stehen, z.B. Nachnamen immer in Spalte A, Vornamen in Spalte B, … Die Abbildung zeigt ein Beispiel einer konsistenten Datenquelle. Die Reihenfolge der Datens\u00e4tze in der Tabelle oder Datenbank hingegen ist von keiner Bedeutung.<\/p>\n

\"Beispiel_Datenquelle\"<\/p>\n

F\u00fcr diese Anleitung gehen wir davon aus, dass das Hauptdokument und die Datenquelle in Form einer Excel-Datei vorliegen. Die beiden Beispieldokumente, die wir in dieser Anleitung verwenden, k\u00f6nnen Sie hier<\/a> herunterladen. (Die Dokumente sind Office-Dokumente ohne Makro-Funktionalit\u00e4t und k\u00f6nnen so keine Makro-Viren enthalten. Dateien, die nicht aus absolut vertrauensw\u00fcrdigen Quellen heruntergeladen wurden sollten dennoch manuell mit dem Virenscanner gepr\u00fcft werden.)<\/p>\n

Mit dem Seriendruckassistenten zum Serienbrief<\/h2>\n

\"Start<\/p>\n

Der Ausgangspunkt zum Erstellen von Serienbriefen ist Word. Dort finden Sie auch den Seriendruck-Assistenten im Tab \u201aSendungen\u2018. Der Seriendruck-Assistent ist der letzte Listenpunkt im Men\u00fc \u201aSeriendruck starten\u2018 (siehe Abbildung). <\/p>\n

Der Assistent offenbart sich in Form eines Dialog-Systems am rechten Bildschirmrand. Er begleitet durch den Erstellungsprozess und erkl\u00e4rt die jeweils notwendigen Aktivit\u00e4ten. Vom Ausgangsdokument zum fertigen Serienbrief sind es insgesamt 6 Schritte. Der Assistent erlaubt es aber, jederzeit im Prozess wieder einen oder mehrere Schritte zur\u00fcck zu gehen, sollte man einen Fehler bemerken.<\/p>\n

Los geht\u2019s also: \u00d6ffnen Sie das Hauptdokument und rufen Sie den Assistenten auf. In sechs Schritten k\u00f6nnen Sie Ihren Serienbrief erstellen.<\/p>\n

Schritt 1: Definition des Seriendokument-Typs<\/h3>\n

Ruft man den Assistenten zum Erstellen von Seriendokumenten auf, kann man zwischen mehreren Dokumententypen w\u00e4hlen. \u201aBriefe\u2018 ist die Standardeinstellung f\u00fcr den Seriendruck-Dokumententyp. Mit Klick auf \u201aWeiter: Dokument wird gestartet\u2018 k\u00f6nnen Sie den Schritt auch schon abschlie\u00dfen.<\/p>\n

Schritt 2: Bestimmung des Hauptdokuments<\/h3>\n

In diesem Schritt definieren Sie das relevante Hauptdokument. Da Sie den Seriendruck-Assistent vom Hauptdokument aus ge\u00f6ffnet wurde, k\u00f6nnen Sie hier \u201aAktuelles Dokument verwenden\u2018 ausgew\u00e4hlt lassen. Danach klicken Sie auf \u201eWeiter: Empf\u00e4nger w\u00e4hlen\u201c.<\/p>\n

Grunds\u00e4tzlich kann man auch mit der Einrichtung der Seriendruckfunktion beginnen und dann das Seriendruck-Hauptdokument erstellen. Unsere klare Empfehlung ist es jedoch, erst das Hauptdokument zu erstellen und sich erst im Anschluss daran um den Seriendruck zu k\u00fcmmern.<\/p>\n

Schritt 3: Auswahl der Datenquelle<\/h3>\n

Liegt die Datenquelle vor – wie f\u00fcr diese Anleitung unterstellt -, dann k\u00f6nnen Sie die Einstellung \u201aVorhandene Liste verwenden\u2018 ausgew\u00e4hlt lassen. Nun m\u00fcssen Sie Word erkl\u00e4ren, wo diese vorhandene Liste zu finden ist. Klicken Sie folglich darunter auf \u201aDurchsuchen\u2018 und navigieren Sie im sich \u00f6ffnenden Fenster zum Ort der Datenquelle. W\u00e4hlen Sie die Dateien an und klicken auf \u201a\u00d6ffnen\u2018.<\/p>\n

\"Auswahl<\/p>\n

Damit Word die Informationen in der Datenquelle richtig interpretiert, sind noch einige weitere Angaben notwendig. So m\u00fcssen Sie z.B. das richtige Tabellenblatt ausw\u00e4hlen, wenn sich in Ihrer Excel-Datei mehrere Tabellenbl\u00e4tter befinden. Klicken Sie auf den Namen des richtigen Tabellenblatts (siehe A in der Abbildung). Wenn sich in der ersten Zeile der Datenquelle Spalten\u00fcberschriften (z.B. Anrede, Name, Vorname,\u2026) befinden, dann m\u00fcssen Sie dies dem Assistenten ebenfalls mitteilen (siehe B in der Abbildung). Ansonsten interpretiert Word die Spaltenbezeichner ebenfalls als Datensatz. Klicken Sie danach auf ‘OK’.<\/p>\n

Wenn Sie das richtige Tabellenblatt ausgew\u00e4hlt haben, dann sehen Sie im sich \u00f6ffnenden Fenster die gew\u00fcnschten Adressdaten. Wollen Sie den Serienbrief nur an eine Auswahl der in der Datenquelle enthaltenen Personen schicken, dann k\u00f6nnen Sie hier die nicht relevanten Datens\u00e4tze abw\u00e4hlen. Entfernen Sie einfach das H\u00e4kchen in der zweiten Spalte (siehe C in der Abbildung). Zum Abschluss der Datenquellenauswahl klicken Sie auf \u201aOK\u2018. Zur\u00fcck im Dialog des Assistenten k\u00f6nnen Sie Schritt 3 abschlie\u00dfen. Klick auf \u201aWeiter: Schreiben Sie Ihren Brief\u2018 und Sie sind einen Schritt weiter in Richtung fertiges Seriendokument.<\/p>\n

Schritt 4: Setzen der Seriendruckfelder im Hauptdokument<\/h3>\n

Der 4. Schritt ist der Schritt, bei dem die meisten Probleme auftauchen. Es geht darum, dass man per Seriendruckfelder definiert, wo und in welcher Form Word beim Zusammenf\u00fcgen von Hauptdokument und Datenquelle automatisiert Informationen einf\u00fcgt. <\/p>\n

Die zentralen Seriendruckfelder in Serienbriefen sind logischerweise der Adressblock und die Anrede. Die Seriendruckfunktion ist aber nicht auf diese begrenzt. Mitgliedsnummern, Geburtsdaten und andere pers\u00f6nliche Informationen k\u00f6nnen ebenso vollautomatisch eingef\u00fcgt werden. Die M\u00f6glichkeiten gehen aber auch dar\u00fcber noch weit hinaus. Sie k\u00f6nnen Word auch anweisen, in Abh\u00e4ngigkeit bestimmter Merkmale der Empf\u00e4nger unterschiedliche Informationen oder eben gar keine Informationen einzuf\u00fcgen. Beispiele daf\u00fcr sind je nach Mitgliedschaftsdauer unterschiedliche Dankesformel oder wohnortindividuelle Anfahrtshinweise. Die M\u00f6glichkeiten sind also vielf\u00e4ltig.<\/p>\n

Unabh\u00e4ngig von der Art der Information ist das Vorgehen zum Einf\u00fcgen eines Seriendruckfeldes gleich. Zun\u00e4chst wird die Position des Seriendruckfeldes im Hauptdokument definiert. Dazu setzen Sie den Cursor mit der Maus an die entsprechende Stelle im Hauptdokument. Dann w\u00e4hlen Sie das entsprechende Seriendruckfeld im Assistenten. Schlie\u00dflich wird dem gew\u00e4hlten Seriendruckfeld die korrespondierende Spalte in der Datenquelle zugewiesen. Beim Seriendruckfeld Adressblock k\u00f6nnen es auch mehrere Spalten in der Datenquelle sein. Die Zuweisung geschieht jeweils \u00fcber den Dialog \u201a\u00dcbereinstimmende Felder festlegen\u2018. Ist das Druckfeld gesetzt, erscheint es im Hauptdokument mit einem in Anf\u00fchrungszeichen gesetzten K\u00fcrzel (z.B. \u00abAdresse\u00bb und \u00abAnrede\u00bb)<\/p>\n

\"Dialog<\/p>\n

Die Seriendruckfelder Adressblock und Gru\u00dfzeile lassen sich direkt im Assistenten ausw\u00e4hlen. Beide Seriendruckfelder bieten \u00fcbersichtliche Designassistenten, um die Darstellungsform im finalen Seriendokument zu spezifizieren (in der Abbildung das Beispiel f\u00fcr den Adressblock). Hilfreich ist das Vorschaufenster. In diesem k\u00f6nnen Sie sehen, wie die einzelnen Datens\u00e4tze sp\u00e4ter im Serienbrief angezeigt werden. Mit den Pfeiltasten l\u00e4sst sich durch die Datens\u00e4tze scrollen. \u201eUngew\u00f6hnlichere\u201c Felder gibt es \u00fcber die Schaltfl\u00e4che \u201aWeitere Elemente\u2018 im Seriendruck-Assistenten.<\/p>\n

Schritt 5: Pr\u00fcfung der Seriendruckeinstellungen<\/h3>\n

Mit Abschluss des letzten Schritts erstellt Word f\u00fcr jeden einzelnen Datensatz eine Vorschau des finalen Drucksatzes. Pr\u00fcfen Sie in diesem 5. Schritt die einzelnen Schrifts\u00e4tze mit Hilfe der Pfeiltasten, ob die Zusammenf\u00fchrung fehlerfrei geklappt hat.<\/p>\n

Falls Sie einen Fehler entdeckt haben, k\u00f6nnen Sie durch Klick auf \u201eZur\u00fcck: Schreiben Sie Ihren Brief\u201c zu den vorherigen Schritten zur\u00fcckkehren. Sie k\u00f6nnen theoretisch bis zur Bestimmung der Datenquelle zur\u00fcck. Wenn die Zusammenf\u00fchrung erfolgreich war, k\u00f6nnen Sie mit Klick auf \u201eWeiter: Seriendruck beenden\u201c das Seriendokument erzeugen lassen!<\/p>\n

Schritt 6: Abschluss des Seriendrucks<\/h3>\n

Den Seriendruck schlie\u00dfen Sie durch Ausdruck der Serienbriefe oder deren Export in eine neue Datei ab. Unsere grunds\u00e4tzliche Empfehlung ist, die erstellten Serienbriefe zun\u00e4chst in eine neue Datei zu exportieren. In dieser Datei sind alle automatisiert erzeugten Schreiben aufgereiht. Klicken Sie auf \u201eIndividuelle Briefe bearbeiten\u201c, um die Briefe in eine neue Datei zu exportieren.<\/p>\n

Der Vorteil dieses Vorgehen ist, dass sich einzelne Briefe noch individuell \u00e4ndern und dann die gesamte Sammlung in einem Sammeldokument abspeichern lassen. Solche individuelle \u00c4nderungen k\u00f6nnen sich anbieten, wenn die Einrichtung der Seriendruck-Funktion mehr Arbeit ist als die manuelle Nacharbeit – z.B. wenn in 98 aus 100 Briefen die Empf\u00e4nger gesiezt, in zweien aber geduzt werden sollen. Dies automatisiert machen zu lassen, w\u00e4re wohl recht aufw\u00e4ndig; die manuelle Nacharbeit demgegen\u00fcber eher einfach.<\/p>\n

\"Exportdialog<\/p>\n

Im sich \u00f6ffnenden Fenster w\u00e4hlen Sie die zu exportierenden Datens\u00e4tze (siehe Abbildung). Normalerweise sind dies \u201eAlle\u201c. Sie sehen nun, dass Word f\u00fcr jeden Datensatz einen Brief erstellt und in ein Dokument exportiert hat. Sie sehen auch, dass der Assistent verschwunden ist. Sie k\u00f6nnen dieses Dokument behandeln, wie jedes vollst\u00e4ndig manuell erstellte Dokument. Wenn Sie \u00c4nderungen an dem Dokument vornehmen und abspeichern, dann sind diese \u00c4nderungen dauerhaft. <\/p>\n

Gl\u00fcckwunsch! Sie haben erfolgreich durch Word einen Serienbrief erstellen lassen.<\/p>\n

Serienbriefe erstellen mit der Word-Seriendruckfunktion<\/h2>\n

Die Serienbrieffunktion von Word eignet sich nicht f\u00fcr die Erstellung von Sendungen an eine handvoll Empf\u00e4nger. In solchen F\u00e4llen \u00fcberwiegt der Aufwand, den Seriendruck im Textverarbeitungsprogramm aufzusetzen. Gerade wenn man keine \u00dcbung hat, kann dies durchaus etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. In solchen Situationen ist man mit der manuellen Anpassung des Ausgangsschreibens besser bedient.<\/p>\n

Gerade bei gr\u00f6\u00dferen Sendung ist es jedoch ohne Alternative, durch Word Serienbriefe erstellen zu lassen. Ist die Funktion korrekt aufgesetzt, dann kann man davon ausgehen, dass das Schreibprogramm mit maximaler Geschwindigkeit und h\u00f6chster Pr\u00e4zision die Schreiben erstellt. \u00dcbertragungsfehler haben keine Chance, sich einzuschleichen. Egal ob 10, 100 oder 1000 Schreiben, sie sind von Word innerhalb eines Wimpernschlags erstellt und man kann sich darauf verlassen, dass die Briefe korrekt sind.<\/p>\n

Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines Serienbriefs in Word ben\u00f6tigen, dann k\u00f6nnen Ihnen die Word-Experten von ionas \u2013 Ihr Online Assistent an 7 Tagen die Woche helfen. Sie erreichen uns unter +49 (0)6131 327070 und erhalten dort sofort tatkr\u00e4ftige Unterst\u00fctzung. <\/p>\n

Und wir k\u00f6nnen weit mehr als nur Seriendokumente erstellen. Nat\u00fcrlich helfen wir auch gerne bei anderen Word-Fragen. In Wissensbereich haben wir weitere Beitr\u00e4ge zum effizienteren Einsatz von Word f\u00fcr Sie zur Verf\u00fcgung gestellt. Hier<\/a> finden Sie die gesamte Sammlung und laufend kommen neue dazu. Wenn Sie das nicht verpassen wollen, dann geben Sie uns ein Facebook-Like<\/a> und wir halten Sie \u00fcber neue Artikel auf dem Laufenden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Die Serienbrieffunktion von Word ist nicht nur im gesch\u00e4ftlichen Umfeld interessant. Immer wenn man ein in der Grundstruktur identisches Schreiben f\u00fcr einen gr\u00f6\u00dferen Empf\u00e4ngerkreis individualisieren m\u00f6chte, dann lohnt sich die Besch\u00e4ftigung mit dieser Funktion. Ein Schreiben an die Mitglieder seines lokalen Vereins, eine Einladung f\u00fcr das Schulfest und eine Tagesordnung f\u00fcr die Eigent\u00fcmerversammlung sind drei […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[1],"tags":[309,310,165],"yoast_head":"\nSerienbriefe in Word erstellen wie ein Profi | ionas<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Die Serienbrieffunktion ist unverzichtbar bei Sendungen an gr\u00f6\u00dfere Empf\u00e4ngerkreise. 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